ビジネスが加速する裏方さんの選び方＆チーム化を成功させる秘訣

こんにちは！鈴木えりこ事務局です。

突然ですが、女性起業家の皆さま、こんなお悩みはありませんか？

• セミナーを開催しようと思うけれど、やることがたくさんありすぎる！手伝ってくれる裏方さんを見つけたい
• 発信、サービス提供、事務作業…。日々の業務が回らなくなってきたけれど、どうやって秘書さんを見つけよう？
• 外注化やチーム化を進めたい！でもどうやっていけばいいの…？

現在では、

• セミナー裏方
• デザイン作成
• 動画編集
• LINE配信サポート
• スケジュール管理
• 講座サポート
• 事務処理
• ホームページ構築＆更新
• SNS代行
• 税務関係・確定申告
  など、多方面に渡り上手に他力を使っているえりこさんですが、実は2年くらい試行錯誤されていたそう…

「自身もセミナーやプロモーションを手伝ってくれる人がほしい」
「どんな業務から外注化を進めていこう？」
など、えりこさんと同じようなお悩みを抱える方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？

先日Instagramにて、
①どうやって裏方さんを見つけるのか？
②どんな業務から外注・チーム化していくのか？
といった疑問にお答えするLIVEを行ったところ大好評でしたので、ダイジェストをこちらでもお伝えしてまいりますね！

セミナーやプロモーションの裏方

これは結論から言うと、
「同じコミュニティの裏方さんに頼むのがおすすめ」です！

その理由としては、共通認識があると作業などがスムーズに進みやすいから！

現在、起業の販売方法で多いのは、セミナーやイベントを開催して販売するという
LIVEプロモーション
が主流！

えりこさんがこれまでも現在も、複数の塾やコミュニティで学んできての気づきとして、
外側から見ると同じLIVEプロモーションでも細かい流れは違うこともある！
ということ。

つまり、同じ手法を理解している人に頼んだほうが細かい説明が不要になりますし、
「あの資料のあそこ見てね」など、簡単なコミュニケーションで通じるという大きなメリットがあります。

だからこそ、同じコミュニティの裏方さんに、まずは頼んでみるのがおすすめです♪

1番はじめにするべき外注化

1番はじめにするべき外注化はズバリ、デザインです。
主にバナー作成など！
なぜなら、Canvaは時間を溶かしてしまうことになるから！

Canvaは楽しいですし、バナー作りって割と楽しめたりしますよね。
それでもやはり、すごく時間がかかるわりに仕上がりは素人レベル…

だからこそ、特に有料商品の販売がある時には、プロのデザイナーさんに作ってもらうのがおすすめです。

チーム化を成功させる３ステップ

①組織図を作る

なぜなら自分の仕事の全体像がぼんやりしていると、どこからどうお願いすればいいのかが分からないから！
これはえりこさんが所属しているコミュニティでの学びだとか。

えりこさんは、Xmind（エックスマインド）というマインドマップで作成しているそうです。

例えば、

• 講座運営
• コミュニティ運営
• SNS発信

このような項目を、それぞれさらに分類していきます。
発信：ブログ、インスタ、FB

そして、分類した項目をさらに細分化。
インスタ：フィード、リール、ストーリー、LIVE、DM返信など

このように分けることで、
「フィードとリールは外注しよう！」
などと、決めやすくなっていきます。

②マニュアルを作る

チームを作っても、人が入れ替わったり増員したり…ということも発生します。

そこでえりこさんのチームでは、新しい人が入ってきてもスムーズに業務が進むようにマニュアルを作っています。
鈴木えりこ事務局では、そのマニュアルを随時アップデートしながら日々の業務に役立てているんですよ♪

具体的には、Googleスプレッドシートにフロー（手順）を詳細に記載します。
例えば、講義録画のアップロード手順などは、一つ一つのステップを明確に！
講座が終わった後に録画をアップする場合にも、まずズームから連絡が来たら何をするか？次に、動画のサムネイルや各種設定の手順、さらにはその動画をどこにアップロードするか？など、詳細に書いています。

また、実際の操作を収録したマニュアル動画を共有して、初めての人にも理解しやすくなるような工夫も！

③コミュニケーション・ビジョンの共有

これもとても重要！
なぜなら、外注（成果物を納品したら終わり、といったスポットでの依頼等）は単発のお付き合いですが、チームは基本的に長く続いていくものだから。

そのため、えりこさんが「もっとこうして欲しいな」と感じることがあった際には、しっかりと言葉で相手に伝える、ということを大切にしているそう。

察してもらう、というのは現実的には無理！
相手が察してくれて良くなるのを待つのではなく、自分自身で良くしていく。
その意識が大事！とえりこさんは強調していました。

女性同士というのは優しいから、お互いに情があるものですが、感情を入れないこともポイント。
金銭が発生している以上、お互いに仕事としてプロ意識を持ってやるのが大事ですね！

まとめ

ビジネスが加速する裏方さんの選び方として、セミナー・プロモの裏方は、所属しているのコミュニティからお願いするのがおすすめ。

はじめての外注は、まずはバナーのデザインから！

チーム化成功のための３ステップは、
①組織図
②マニュアル
③コミュニケーション、ビジョンの共有

ビジネスを発展させていくためには、チームはもはや必須ともいえる課題です。
皆さんもぜひ取り組んでみてくださいね。